1. Wie is verantwoordelijk voor uw persoonsgegevens?
Voor de verwerking van persoonsgegevens via gullimex.nl en in het kader van onze Nederlandse dienstverlening is Gullimex B.V. in beginsel de verwerkingsverantwoordelijke.
7623 CS Borne
Nederland
Wanneer u zaken doet met een andere onderneming binnen de Gullimex-groep, kan die onderneming voor haar eigen verwerkingen zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke zijn.
2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Welke gegevens wij verwerken hangt af van de manier waarop u onze website en dienstverlening gebruikt. Het kan onder andere gaan om:
- naam, bedrijfsnaam, functie en contactgegevens;
- bezoek-, aflever- en factuuradressen;
- klant-, order-, offerte- en factuurgegevens;
- betaal- en administratieve gegevens;
- account- en authenticatiegegevens;
- informatie over producten, meetinstrumenten, service, kalibraties, reparaties en certificaten;
- correspondentie, contactformulieren, retouraanvragen en klachten;
- nieuwsbriefvoorkeuren en andere communicatievoorkeuren;
- gegevens die u verstrekt bij een review, enquête of andere feedback;
- technische gegevens zoals IP-adres, browser, apparaat, loggegevens en websitegebruik;
- gegevens over klik- en surfgedrag wanneer daarvoor, waar vereist, toestemming is gegeven.
Wij vragen u in beginsel niet om bijzondere persoonsgegevens, zoals medische gegevens, religieuze overtuigingen of politieke voorkeuren. Verstrek dergelijke gegevens alleen wanneer dat noodzakelijk is voor een specifieke dienstverlening.
3. Waarvoor gebruiken wij uw gegevens en op welke grondslag?
De AVG vereist dat iedere verwerking een geldige juridische grondslag heeft. De belangrijkste verwerkingen bij Gullimex zijn:
Offertes, bestellingen en overeenkomsten
Doel: offertes opstellen, bestellingen verwerken, producten leveren en afspraken uitvoeren.
Grondslag: noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst of om op uw verzoek stappen te nemen voorafgaand aan een overeenkomst.
Facturatie en financiële administratie
Doel: facturen opstellen, betalingen verwerken, boekhouding voeren en voldoen aan fiscale verplichtingen.
Grondslag: wettelijke verplichting en, waar relevant, uitvoering van de overeenkomst.
Service, kalibratie, reparatie en ondersteuning
Doel: serviceaanvragen afhandelen, instrumenten beheren, certificaten verstrekken, kalibraties en reparaties uitvoeren en u hierover informeren.
Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en ons gerechtvaardigd belang om goede klantenservice en technische ondersteuning te bieden.
Account en online dienstverlening
Doel: een account aanbieden, bestellingen en adressen beheren en toegang geven tot online diensten.
Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en ons gerechtvaardigd belang om onze dienstverlening efficiënt aan te bieden.
Contact, klachten en retouren
Doel: vragen beantwoorden, klachten behandelen, retouren afhandelen en eventuele geschillen oplossen.
Grondslag: uitvoering van de overeenkomst, gerechtvaardigd belang en, indien van toepassing, een wettelijke verplichting.
CRM en klantrelatie
Doel: klantcontact vastleggen, dienstverlening verbeteren en zakelijke relaties beheren.
Grondslag: ons gerechtvaardigd belang bij goed relatiebeheer en een efficiënte dienstverlening.
Nieuwsbrieven en direct marketing
Doel: u informeren over producten, diensten, kennis en ontwikkelingen van Gullimex.
Grondslag: uw toestemming wanneer die wettelijk vereist is. Waar communicatie aan bestaande klanten zonder afzonderlijke toestemming wettelijk is toegestaan, kan Gullimex zich baseren op een gerechtvaardigd belang bij klantcommunicatie.
U kunt zich altijd afmelden voor elektronische marketing.
Website, analytics en online advertenties
Doel: onze website laten functioneren, prestaties meten, gebruik analyseren, inhoud verbeteren en, indien toegestaan, relevante advertenties tonen.
Grondslag: voor strikt noodzakelijke technieken ons gerechtvaardigd belang en/of de uitvoering van een gevraagde dienst. Voor niet-noodzakelijke analytics, personalisatie en advertentietechnieken vragen wij waar vereist vooraf toestemming.
Beveiliging, fraude en juridische claims
Doel: systemen en accounts beveiligen, misbruik voorkomen en onze rechten of die van anderen beschermen.
Grondslag: gerechtvaardigd belang en, waar van toepassing, een wettelijke verplichting.
4. Hoe verkrijgen wij uw persoonsgegevens?
De meeste gegevens ontvangen wij rechtstreeks van u, bijvoorbeeld wanneer u een bestelling plaatst, een account maakt, een formulier invult, contact met ons opneemt of gebruikmaakt van onze dienstverlening.
Daarnaast kunnen gegevens afkomstig zijn van uw werkgever of collega, een zakelijke relatie, openbare handelsregisters of andere openbare zakelijke bronnen, vervoerders, betaal- of dienstverleners en – wanneer u daarvoor toestemming heeft gegeven – uit cookies en vergelijkbare technologieën.
5. Met wie kunnen wij persoonsgegevens delen?
Wij delen persoonsgegevens alleen wanneer dat noodzakelijk is voor onze dienstverlening, bedrijfsvoering of wettelijke verplichtingen. Het kan onder andere gaan om:
- andere ondernemingen binnen de Gullimex-groep;
- IT-, hosting-, webshop- en softwareleveranciers;
- betalingsdienstverleners en financiële instellingen;
- vervoerders en logistieke dienstverleners;
- leveranciers die betrokken zijn bij service of uitvoering van een bestelling;
- CRM-, e-mail- en marketingdienstverleners;
- analytics-, advertentie- en reviewdienstverleners, voor zover toegestaan;
- accountants, adviseurs, verzekeraars en juridische dienstverleners;
- toezichthouders, belastingautoriteiten, politie of andere overheidsinstanties wanneer wij wettelijk verplicht zijn gegevens te delen.
Wanneer een partij namens Gullimex persoonsgegevens verwerkt, maken wij waar vereist afspraken over vertrouwelijkheid, beveiliging en het gebruik van de gegevens.
6. Worden gegevens buiten de EER verwerkt?
Sommige leveranciers kunnen persoonsgegevens verwerken vanuit een land buiten de Europese Economische Ruimte (EER).
Wanneer persoonsgegevens worden doorgegeven naar een land zonder passend beschermingsniveau, zorgen wij voor een geldige doorgiftegrondslag. Dit kan bijvoorbeeld een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie zijn of door de Europese Commissie goedgekeurde Standard Contractual Clauses.
Waar nodig worden aanvullende technische of organisatorische maatregelen genomen.
7. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, tenzij wij gegevens langer moeten bewaren vanwege een wettelijke verplichting of om een rechtsvordering te kunnen instellen, uitoefenen of onderbouwen.
- Financiële en fiscale administratie: in beginsel 7 jaar, en langer waar een specifieke wettelijke bewaartermijn geldt.
- Bestel- en klantgegevens: gedurende de klant- en contractrelatie en daarna zolang dit noodzakelijk is voor garantie, service, klachten, claims of wettelijke verplichtingen.
- Accountgegevens: zolang het account actief is en daarna voor zover gegevens nog nodig zijn voor wettelijke of contractuele verplichtingen.
- Service- en instrumentgegevens: zolang deze nodig zijn voor de betreffende servicehistorie, certificaten, dienstverlening en eventuele wettelijke of contractuele verplichtingen.
- Contactaanvragen: totdat de vraag is afgehandeld. Wanneer de correspondentie onderdeel wordt van een klant- of servicedossier gelden de bewaartermijnen van dat dossier.
- Marketinggegevens: totdat u zich afmeldt, bezwaar maakt of uw toestemming intrekt, tenzij een langere bewaring noodzakelijk is om uw afmelding te kunnen respecteren.
- Cookies en analytics: overeenkomstig de looptijden die worden vermeld in ons cookiebeleid en de cookie-instellingen.
9. Profilering en geautomatiseerde besluitvorming
Wanneer u daarvoor toestemming heeft gegeven, kunnen website- en marketinggegevens worden gebruikt om doelgroepen samen te stellen, prestaties van campagnes te meten of content en advertenties relevanter te maken.
Gullimex neemt niet uitsluitend op basis van geautomatiseerde verwerking besluiten die voor u rechtsgevolgen hebben of u anderszins in aanmerkelijke mate treffen, tenzij wij u daar vooraf afzonderlijk over informeren en daarvoor een geldige wettelijke grondslag hebben.
10. Welke privacyrechten heeft u?
Afhankelijk van de situatie heeft u onder de AVG onder andere het recht om:
- inzage te krijgen in uw persoonsgegevens;
- onjuiste gegevens te laten corrigeren;
- persoonsgegevens te laten verwijderen;
- de verwerking te laten beperken;
- bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen, waaronder direct marketing;
- gegevens in een overdraagbaar formaat te ontvangen wanneer het recht op gegevensoverdraagbaarheid van toepassing is;
- eerder gegeven toestemming op ieder moment in te trekken.
Het intrekken van toestemming heeft geen invloed op de rechtmatigheid van verwerkingen die vóór de intrekking hebben plaatsgevonden.
U kunt een verzoek sturen naar info@gullimex.com . Wij kunnen aanvullende informatie vragen om uw identiteit te controleren. Wij reageren in beginsel binnen één maand op uw verzoek.
11. Hoe beveiligen wij uw gegevens?
Gullimex neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging.
Toegang tot persoonsgegevens wordt zoveel mogelijk beperkt tot medewerkers en dienstverleners die deze gegevens voor hun werkzaamheden nodig hebben.
12. Vragen, verzoeken en klachten
Heeft u vragen over deze privacyverklaring of over de manier waarop Gullimex uw persoonsgegevens verwerkt? Neem dan contact met ons op via info@gullimex.com .
Bent u niet tevreden over de manier waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze dienstverlening, systemen of wetgeving veranderen. De meest actuele versie wordt steeds op deze pagina gepubliceerd.